公文是国家机构和其它社会组织在公务活动中为行使法定职权而形成和使用的文件，是贯彻党和国家的方针、政策、请示、答复问题、指导商洽工作、报告情况等的重要工具。为提高商会收发文处理的工作效能，使商会收发文管理规范化、制度化、科学化，并保持公文归档和卷宗保管的完整性、保密性，同时便于查阅和利用，特制定收发文管理制度：
一、收文
1、凡署名给“杭州市东阳商会”的所有函件、传真、快递都由秘书处收发人员签收、拆封、登记。
2、凡上级及有关部门的来文、来函、函报、批复、各省业务往来文件，本省各会员单位上报的有保密价值的来文等均由秘书处收发统一登记编号。
二、分文
所有收文均由秘书处进行编导、登记，呈商会领导批阅后，交有关人员传阅、承办，急件必须做到急办。
三、办文及发文
1、凡须办文的业务和行政公文，应由有关人员拟稿，秘书处负责人审稿经商会领导签发。
2、公文编号为“杭东商 (年份代号)××号”等；发文时间以领导人签发的时间为准。例如：杭东商{2014}01号；便函编号为“杭东便(年份代号)第×号”。
、发文需经商会领导签发后方可打印并校对、发出。已签发的文件，未经签发者同意，不得涂改和增减，如个别因系笔误确需校正，须报告签发者同意，方可修改。
四、立卷归档
1、收文与发文应及时清缴；
2、凡记述和反映商会主要职能活动，并对今后工作中有利用价值的均要立卷；
3、凡登记的文件，在一定时间内需要贯彻执行的，需要查找的资料，记录等均要立卷；
4、立卷前应将需归档的文件收集齐全，保证完整，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
5、按照规定，向有关部门移交归档文件材料及归档卷。
五、借阅
1、因工作需要借阅文件，经办理借阅登记，一般应在三天内返还，不准随便在文件上涂抹勾画和损坏等；
2、借阅保密文件，须经秘书长批准。
六、销毁
1、不需要立卷归档的文件，经过鉴别和领导批准，择期销毁；
2、销毁的文件要在登记的备注栏内注明销毁时间。